Cada 9 de junio, se celebra el Día Internacional de los Archivos, establecido por el Consejo Internacional de Archivos (ICA) en 2008. Este día busca resaltar la importancia de los archivos en la preservación de la memoria colectiva y promover su valor en la sociedad. En una era donde la digitalización de la información avanza rápidamente, el papel de los archivistas se vuelve fundamental.
Este día se ha convertido en un evento global celebrado con actividades, exposiciones y eventos en más de 200 países.
Cecilia Illanes, responsable del archivo hemerográfico de Cochabamba, explicó que los archivos son importantes porque “son la garantía para conservar la memoria histórica y cultural de una sociedad, institución y/o organización”. También afirmó que los mismos velan por el conocimiento, la transparencia y sobre todo, el ejercicio del derecho a la información; el cual es un derecho fundamental para todo ciudadano de una nación libre.
Otro reto de los archivistas precisamente tiene que ver con la libertad de un estado de derecho. “Un desafío importante es el uso y la gestión de los archivos para su contribución en la investigación. De esa forma, se fortalece un estado democrático”, puntualizó Illanes.
La digitalización revolucionó la gestión y acceso a los archivos, facilitando el acceso a la información pero también presentando nuevos desafíos. La preservación digital requiere tecnologías avanzadas y actualizaciones constantes para evitar la obsolescencia. Los archivistas enfrentan el reto de almacenar grandes volúmenes de datos digitales de manera segura y accesible a largo plazo. La privacidad y la seguridad de los datos digitales son también preocupaciones crecientes, y los archivistas deben equilibrar el acceso a la información con la protección de datos sensibles.
Según Illanes, la pandemia de la Covid-19 evidenció la necesidad del país de digitalizar los archivos. Las condiciones de aquella complicada época influyeron en disminución del acceso del público a archivos físicos. “Los desafíos se traducen en la necesidad de acelerar su preservación y conservación en soportes digitales, en crear políticas de defensa, protección y conservación de todo patrimonio documental”, afirmó Cecilia. Explicó que existe la necesidad de contar con medios económicos para este trabajo que es un proceso muy delicado, y sobre todo que se fomente el uso y la transparencia sobre todo de información pública. Además de resaltar el trabajo tan sacrificado del archivista.
En el país, el Archivo y Bibliotecas Nacionales de Bolivia (ABNB) desempeña un papel fundamental en la preservación y difusión de la memoria histórica de la nación. Con sede en la ciudad de Sucre, el ABNB alberga una vasta colección de documentos que abarcan desde la época colonial hasta la actualidad, incluyendo registros gubernamentales, correspondencias personales, manuscritos y publicaciones. Estos archivos no solo son esenciales para la investigación histórica y académica, sino que también proporcionan evidencia crucial para la transparencia gubernamental y la protección de los derechos ciudadanos.
Además de la preservación documental, el ABNB se dedica a la promoción del acceso público a sus colecciones a través de exposiciones, programas educativos y proyectos de digitalización. Estas iniciativas no solo facilitan el acceso a la información para investigadores y el público en general, sino que también fomentan una mayor apreciación y comprensión de la rica herencia cultural e histórica de Bolivia. En el marco del Día Internacional de los Archivos, el ABNB realiza actividades especiales para sensibilizar a la población sobre la importancia de los archivos en la construcción de la identidad nacional y la preservación de la memoria colectiva.
Promoción
Dichas celebraciones varían según el país y la institución. Muchas de ellas abren sus puertas al público, ofreciendo visitas guiadas a sus instalaciones y mostrando documentos históricos destacados. Talleres y conferencias permiten a los archivistas compartir conocimientos y técnicas sobre la conservación y gestión de archivos. Actividades comunitarias, como proyectos de digitalización colaborativos y programas educativos en escuelas, enseñan a los jóvenes la importancia de los archivos.
La formación y educación de archivistas es otro aspecto clave durante el Día Internacional de los Archivos. Universidades e instituciones educativas de todo el mundo organizan seminarios y cursos sobre archivística, brindando a estudiantes y profesionales la oportunidad de actualizarse en las últimas tendencias y tecnologías en la gestión de archivos. La formación continua es esencial para los archivistas, ya que la tecnología y las metodologías de conservación están en constante evolución.
En esta fecha festiva se llama a la reflexión sobre los desafíos y oportunidades que enfrenta la profesión archivística en el siglo XXI. La creciente cantidad de información digital, la necesidad de preservación a largo plazo y la protección de datos personales son solo algunos de los retos que los archivistas deben abordar. La colaboración internacional es fundamental para enfrentar estos desafíos. Organizaciones como el ICA fomentan la cooperación entre instituciones archivísticas de todo el mundo, promoviendo el intercambio de conocimientos y mejores prácticas.
Digitalización
En el contexto de la preservación digital, se han desarrollado estándares internacionales que ayudan a las instituciones a mantener la integridad y accesibilidad de sus colecciones digitales. Estos estándares, como el modelo OAIS (Open Archival Information System), proporcionan un marco para la gestión de archivos digitales a largo plazo, asegurando que la información se mantenga accesible y comprensible con el paso del tiempo.
La preservación de documentos en formato digital también implica la migración periódica de datos a nuevos formatos y plataformas para evitar la obsolescencia tecnológica. Este proceso es complejo y requiere una planificación cuidadosa, así como recursos adecuados. Las instituciones archivísticas deben estar preparadas para invertir en tecnologías y formación continua para su personal.
El Día Internacional de los Archivos es una oportunidad para reconocer y celebrar el trabajo de estos profesionales. Su dedicación y esfuerzo permiten que las generaciones futuras tengan acceso a una rica variedad de recursos históricos y culturales. La labor de los archivistas no se limita a la conservación de documentos, sino que también implica la promoción del acceso a la información. Facilitar el acceso a los archivos es esencial para su trabajo, ya que permite a los investigadores, académicos y al público en general acceder a una amplia gama de recursos documentales.
Encuentro
Más de 160 personas, entre representantes de diversas instituciones públicas, privadas y estudiantes, participaron en el Encuentro de Archivos denominado “Potosinos 2024, Integración para la Información” organizado por la Casa Nacional de Moneda, dependiente de la Fundación Cultural del Banco Central de Bolivia.
“Durante el encuentro, que conmemoró el Día Internacional de los Archivos, se analizó la situación actual de los archivos en la ciudad de Potosí, abordando aspectos esenciales como su procesamiento técnico, la prestación de servicios a la población y su contribución al desarrollo de la investigación científica y la difusión cultural”, señala una nota de prensa.
En el encuentro, participaron expertos en archivística, quienes compartieron sus conocimientos y experiencias en diversas áreas y temáticas.
Entre las temáticas relevantes para la archivística se abordó la importancia de los archivos personales en la preservación de la memoria individual y colectiva, la gestión documental institucional como herramienta clave para el buen funcionamiento de las organizaciones, y la relevancia de los archivos judiciales, notariales e históricos en la construcción de la identidad y la memoria histórica potosina.
